OMNISTAFF – Personvernerklæring

2021-04-27

Personvernerklæring for rekruttering gjennom Teamtailor

Tjenesten for håndtering av rekruttering og forenkling av ansettelsesprosessen («Tjenesten») drives av Teamtailor på vegne av Omnistaff («Behandlingsansvarlig», «vi», «oss» osv.). Det er viktig at de som bruker tjenesten («brukerne») er trygge på og informert om hvordan vi håndterer brukerens personopplysninger i rekrutteringsprosessen. Vi bestreber oss på å opprettholde høyest mulig standard for beskyttelse av personopplysninger. Vi behandler, håndterer, bruker og beskytter brukerens personopplysninger i samsvar med denne personvernerklæringen («Personvernerklæringen»).

1. Generelt

Vi er behandlingsansvarlig i henhold til gjeldende personopplysningslovgivning. Brukernes personopplysninger behandles med det formål å administrere og legge til rette for rekruttering av medarbeidere til vår organisasjon.

2. Innsamling av personopplysninger

Vi er ansvarlige for behandlingen av personopplysningene som brukerne bidrar med til tjenesten, eller for personopplysningene som vi på annen måte samler inn i forbindelse med tjenesten.

Når og hvordan vi samler inn personopplysninger
Vi samler inn personopplysninger om brukere fra brukere når brukere;

• gjør en søknad via Tjenesten eller på annen måte legger til personopplysninger om seg selv personlig eller ved å bruke en tredjepart, f.eks. et selskap eller en organisasjon. eks. Facebook eller LinkedIn;
• bruker Tjenesten til å komme i kontakt med våre ansatte ved å legge til personopplysninger om seg selv eller ved å bruke en tredjepart, for eksempel Facebook eller LinkedIn; og
• oppgir identifiserbare data i chatten (som leveres via nettstedet ved hjelp av tjenesten) og slike data som er relevante for søknadsprosedyren.

Vi samler inn data fra tredjeparter, for eksempel Facebook, LinkedIn og andre offentlige kilder. Dette kalles «Sourcing» og utføres manuelt av våre ansatte eller automatisk i tjenesten.

I noen tilfeller kan eksisterende ansatte komme med anbefalinger om potensielle jobbsøkere. Slike ansatte vil legge til personopplysninger om potensielle jobbsøkere. Når dette gjøres, anses den potensielle jobbsøkeren som en bruker i henhold til denne personvernerklæringen og vil bli informert om behandlingen.

Kategorier av personopplysninger som samles inn og behandles
Kategoriene av personopplysninger som kan samles inn gjennom Tjenesten, kan brukes til å identifisere fysiske personer ut fra navn, e-post, bilder og videoer, informasjon fra Facebook- og LinkedIn-kontoer, svar på spørsmål som stilles gjennom rekruttering, titler, utdanning og annen informasjon som brukeren eller andre oppgir gjennom Tjenesten. Kun personopplysninger som er relevante for rekrutteringsprosessen samles inn og behandles.

Behandlingens formål og lovlighet
Formålet med å samle inn og behandle personopplysninger er å administrere rekruttering. Lovligheten av behandlingen av personopplysninger er vår berettigede interesse i å forenkle og tilrettelegge for rekruttering.

Personopplysninger som behandles med henblikk på aggregerte analyser eller markedsundersøkelser, gjøres alltid ikke-identifiserbare. Slike personopplysninger kan ikke brukes til å identifisere en bestemt bruker. Slike personopplysninger anses derfor ikke som personopplysninger.

Samtykke fra den registrerte
Brukeren samtykker til behandling av personopplysninger for den behandlingsansvarliges formål å administrere rekruttering. Brukeren samtykker til innsamling av personopplysninger gjennom tjenesten når brukeren;

• sender inn en søknad via Tjenesten og legger til personopplysninger om seg selv personlig eller ved å bruke en tredjepart som Facebook eller LinkedIn, og at den Behandlingsansvarlige kan bruke eksterne sourcingverktøy for å legge til ytterligere informasjon; og
• bruker Tjenesten til å koble seg til den Behandlingsansvarliges rekrutteringsavdeling, og legger til personopplysninger om seg selv personlig eller ved hjelp av en tredjepartskilde som Facebook eller LinkedIn.

Brukeren samtykker også til at Behandlingsansvarlig kan samle inn offentlig tilgjengelig informasjon om Brukeren og sammenstille denne til bruk i rekrutteringsøyemed.

Brukeren samtykker til behandling av personopplysninger som samles inn som beskrevet ovenfor. a) og b) behandles i samsvar med avsnittene nedenfor Lagring og overføring og Varighet av behandling av personopplysninger.

Brukere har rett til når som helst å trekke tilbake sitt samtykke ved å kontakte den behandlingsansvarlige ved hjelp av kontaktinformasjonen som er oppgitt i avsnitt 9. Utøvelsen av denne retten kan imidlertid hindre brukeren i å søke på en bestemt jobb eller på annen måte bruke tjenesten.

Lagring og overføring
Personopplysningene som samles inn gjennom tjenesten, lagres og behandles innenfor EU/EØS, i et tredjeland som EU-kommisjonen anser for å ha et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, eller behandles av leverandører som har inngått slike bindende avtaler som fullt ut tilfredsstiller lovligheten av overføringer til tredjeland (for eksempel Privacy Shield) eller til andre leverandører der det finnes tilstrekkelige garantier for å sikre de registrertes rettigheter. For å få dokumentasjon på slike sikkerhetstiltak kan du kontakte oss ved å bruke kontaktinformasjonen i avsnitt 9.

Hvor lenge personopplysningene behandles
Så lenge en bruker ikke skriftlig protesterer mot behandlingen av personopplysningene sine, vil personopplysningene bli lagret og behandlet av oss så lenge vi anser det som nødvendig for de ovennevnte formålene. Vær oppmerksom på at en jobbsøker (bruker) kan være av interesse for fremtidig rekruttering, og for dette formålet kan vi lagre brukernes personopplysninger så lenge de anses som interessante for potensiell rekruttering. Hvis du som bruker ønsker at personopplysningene dine ikke skal behandles for dette formålet (fremtidig rekruttering), kan du kontakte oss ved hjelp av kontaktopplysningene i avsnitt 9.

3. Brukerrettigheter

Brukere har rett til å be om informasjon om personopplysningene som behandles av oss, ved å sende oss en skriftlig henvendelse til kontaktinformasjonen i punkt 9 nedenfor. Brukerne har rett til én (1) kopi av de behandlede personopplysningene som tilhører dem, uten kostnad. For ytterligere kopier har den behandlingsansvarlige rett til å kreve et rimelig gebyr basert på de administrative kostnadene ved en slik forespørsel.

Brukere har rett til, om nødvendig, å korrigere unøyaktige personopplysninger om brukeren ved å be om slik korrigering skriftlig ved hjelp av kontaktinformasjonen i punkt 9 nedenfor.

Brukeren har rett til å be om sletting eller begrensning av behandlingen, og rett til å motsette seg behandling basert på berettiget interesse under visse omstendigheter.

Brukeren har rett til å trekke tilbake ethvert samtykke til behandling som brukeren har gitt til den behandlingsansvarlige. Utøvelse av denne retten kan imidlertid innebære at brukeren ikke kan søke på en bestemt jobb eller på annen måte bruke tjenesten.

Under visse omstendigheter har brukerne rett til å overføre personopplysningene sine (dataportabilitet), noe som innebærer retten til å få utlevert personopplysningene sine og overføre dem til en annen behandlingsansvarlig, så lenge dette ikke påvirker andres rettigheter og friheter negativt.

Brukeren har rett til å klage til tilsynsmyndigheten på behandlingen av personopplysningene dersom brukeren mener at behandlingen av personopplysningene bryter med gjeldende personopplysningslovgivning.

4. Sikkerhet

Vi prioriterer personvern og arbeider derfor aktivt for å sikre at brukernes personopplysninger behandles med største forsiktighet. Vi tar de skritt som med rimelighet er nødvendige for å sikre at brukernes personopplysninger behandles sikkert og i samsvar med denne personvernerklæringen og GDPR.

Overføring av informasjon via Internett og mobilnett kan imidlertid aldri være helt risikofritt, så all overføring skjer på eget ansvar. Det er viktig at brukerne også tar ansvar for å sikre at dataene deres er beskyttet. Det er brukerens ansvar å sørge for at påloggingsinformasjonen holdes konfidensiell.

5. Overføring av personopplysninger til tredjeparter

Vi vil ikke selge eller overføre brukernes personopplysninger til tredjeparter.

Vi kan imidlertid overføre personopplysninger til;

• våre leverandører og underleverandører, i deres rolle som databehandlere og underdatabehandlere, i henhold til våre instruksjoner, for levering av tjenesten;
• myndigheter eller juridiske rådgivere ved mistanke om kriminalitet eller utilbørlig opptreden, og
• myndigheter, juridiske rådgivere eller andre enheter, hvis vi er pålagt å gjøre det i henhold til lov eller myndighetsbeslutning.

Vi overfører kun brukernes personopplysninger til betrodde tredjeparter. Vi velger nøye ut samarbeidspartnere for å sikre at brukerens personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Vi samarbeider med følgende kategorier av databehandlere: Teamtailor, som leverer tjenesten, server- og hostingselskaper, e-postleverandørselskaper, videoprosesseringsselskaper, informasjonsinnhentingsselskaper, analysetjenesteselskaper og andre selskaper relatert til levering av tjenesten.

6. Aggregerte data (ikke-identifiserbare personopplysninger)

Vi kan dele aggregert informasjon med tredjeparter. I slike tilfeller er den aggregerte informasjonen sammenstilt av informasjon som er samlet inn gjennom Tjenesten, og kan for eksempel bestå av internettrafikkstatistikk eller den geografiske plasseringen av bruken av Tjenesten. Aggregerte opplysninger inneholder ingen informasjon som kan knyttes til en bestemt person, og utgjør derfor ikke personopplysninger.

7. Informasjonskapsler

Når brukere bruker tjenesten, lagres informasjon om deres bruk gjennom informasjonskapsler. Informasjonskapsler er passive tekstfiler som lagres av nettleseren på brukerens enhet, for eksempel en datamaskin, mobiltelefon eller nettbrett, når brukeren kobler seg til tjenesten. Vi bruker informasjonskapsler for å forenkle brukerens bruk av tjenesten og for å samle inn informasjon, for eksempel statistikk om brukerens bruk av tjenesten. Dette gjøres for å sikre, vedlikeholde og forbedre tjenesten. Informasjonen som innhentes fra informasjonskapsler kan også utgjøre personopplysninger, og i så fall er behandlingen underlagt våre retningslinjer for informasjonskapsler.

Brukere kan når som helst avvise bruken av informasjonskapsler ved å endre innstillingene på enheten. Hvis dette skjer, kan imidlertid Brukerens opplevelse av Tjenesten forringes, for eksempel ved at visse funksjoner i Tjenesten ikke lenger er tilgjengelige.

8. Endringer

Vi har rett til når som helst å gjøre endringer eller tilføyelser i personvernerklæringen. Den nyeste versjonen av personvernerklæringen vil alltid være tilgjengelig via tjenesten. En ny versjon anses for å være kommunisert til brukerne når brukeren enten har mottatt en e-post som informerer brukeren om den nye versjonen (ved hjelp av e-postadressen som brukeren har oppgitt ved bruk av tjenesten) eller når brukeren på annen måte er informert om den nye personvernerklæringen.

9. Kontakt

For spørsmål, ytterligere informasjon om vår behandling av personopplysninger eller for å kontakte oss i andre saker, vennligst bruk følgende kontaktinformasjon; Omnistaff charlotta@omnistaff.se