OMNISTAFF – Integritetspolicy (Privacy Policy)

2021-04-27

Privatlivspolitik for rekruttering gennem Teamtailor

Tjenesten til håndtering af rekruttering og forenkling af ansættelsesprocessen (“tjenesten”) drives af Teamtailor på vegne af Omnistaff (“controller” “vi” “os” osv.). Det er vigtigt, at de personer, der bruger tjenesten (“brugere”), er trygge ved og informerede om, hvordan vi håndterer brugerens personlige data i rekrutteringsprocessen. Vi bestræber os på at opretholde de højest mulige standarder for beskyttelse af personoplysninger. Vi behandler, håndterer, bruger og beskytter brugerens personlige data i overensstemmelse med denne privatlivspolitik (“Privatlivspolitik”).

1. Generelt

Vi er den dataansvarlige i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning. Brugernes personlige data behandles med det formål at administrere og lette rekrutteringen af medarbejdere til vores organisation.

2. Indsamling af personlige data

Vi er ansvarlige for behandlingen af de personlige data, som brugerne bidrager med til tjenesten, eller for de personlige data, som vi på anden måde indsamler i forbindelse med tjenesten.

Hvornår og hvordan vi indsamler personlige data
Vi indsamler personlige data om brugere fra brugere, når brugere;

• ansøger via Tjenesten eller på anden måde tilføjer personlige data om sig selv personligt eller ved hjælp af en tredjepart, f.eks. en virksomhed eller organisation. ex. Facebook eller LinkedIn;
• bruger tjenesten til at komme i kontakt med vores personale ved at tilføje personlige data om sig selv eller ved at bruge en tredjepart, såsom Facebook eller LinkedIn; og
• leverer identificerbare data i chatten (leveret via hjemmesiden ved hjælp af tjenesten) og sådanne data, som er relevante for ansøgningsproceduren.

Vi indsamler data fra tredjeparter, såsom Facebook, LinkedIn og andre offentlige kilder. Dette kaldes “Sourcing” og udføres manuelt af vores medarbejdere eller automatisk i tjenesten.

I nogle tilfælde kan eksisterende medarbejdere komme med anbefalinger om potentielle jobansøgere. Sådanne medarbejdere vil tilføje personlige data om potentielle jobansøgere. Hvis dette sker, betragtes den potentielle jobansøger som en bruger i henhold til denne privatlivspolitik og vil blive informeret om behandlingen.

Kategorier af indsamlede og behandlede personoplysninger
De kategorier af personoplysninger, der kan indsamles via tjenesten, kan bruges til at identificere fysiske personer ud fra navne, e-mails, billeder og videoer, oplysninger fra Facebook- og LinkedIn-konti, svar på spørgsmål, der stilles gennem rekruttering, titler, uddannelse og andre oplysninger, som brugeren eller andre giver via tjenesten. Kun persondata, der er relevante for rekrutteringsprocessen, indsamles og behandles.

Formål og lovlighed af behandlingen
Formålet med at indsamle og behandle personoplysninger er at administrere rekruttering. Lovligheden af behandlingen af personoplysninger er vores legitime interesse i at forenkle og lette rekrutteringen.

Personoplysninger, der behandles med henblik på aggregerede analyser eller markedsundersøgelser, gøres altid ikke-identificerbare. Sådanne personlige data kan ikke bruges til at identificere en bestemt bruger. Sådanne personoplysninger betragtes derfor ikke som persondata.

Samtykke fra den registrerede
Brugeren giver samtykke til behandling af personoplysninger til den dataansvarliges formål med at administrere rekruttering. Brugeren giver samtykke til indsamling af personoplysninger via tjenesten, når brugeren;

• laver en ansøgning via tjenesten og tilføjer personlige data om sig selv personligt eller ved at bruge en tredjepart som Facebook eller LinkedIn, og at den dataansvarlige kan bruge eksterne sourcingværktøjer til at tilføje yderligere oplysninger; og
• bruger tjenesten til at oprette forbindelse til den dataansvarliges rekrutteringsafdeling og tilføjer personoplysninger om sig selv personligt eller ved hjælp af en tredjepartskilde som Facebook eller LinkedIn.

Brugeren giver også samtykke til, at den dataansvarlige indsamler offentligt tilgængelige oplysninger om brugeren og sammenstiller dem til brug i rekrutteringsøjemed.

Brugeren giver samtykke til behandling af personoplysninger indsamlet som beskrevet ovenfor. a) og b) behandles i overensstemmelse med afsnittene nedenfor Opbevaring og overførsel og Varighed af behandling af personoplysninger.

Brugere har til enhver tid ret til at trække deres samtykke tilbage ved at kontakte den dataansvarlige ved hjælp af kontaktoplysningerne i afsnit 9. Udøvelsen af denne ret kan dog forhindre brugeren i at ansøge om et bestemt job eller på anden måde bruge tjenesten.

Opbevaring og transmission
De personoplysninger, der indsamles via tjenesten, opbevares og behandles inden for EU/EØS, i et tredjeland, der af Europa-Kommissionen anses for at have et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller behandles af sådanne udbydere, der har indgået sådanne bindende aftaler, der fuldt ud opfylder lovligheden af overførsler til tredjelande (såsom Privacy Shield) eller til andre udbydere, hvor der er tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger på plads for at sikre de registreredes rettigheder. For at få dokumentation for sådanne sikkerhedsforanstaltninger bedes du kontakte os via de kontaktoplysninger, der er angivet i afsnit 9.

Hvor længe personoplysningerne behandles
Så længe en bruger ikke skriftligt gør indsigelse mod behandlingen af hans/hendes personoplysninger, vil personoplysningerne blive opbevaret og behandlet af os, så længe vi anser det for nødvendigt til de formål, der er angivet ovenfor. Bemærk venligst, at en jobansøger (bruger) kan være af interesse for fremtidig rekruttering, og til dette formål kan vi gemme brugerens personlige data, så længe de anses for at være interessante for potentiel rekruttering. Hvis du som bruger ønsker, at dine personlige data ikke behandles til dette formål (fremtidig rekruttering), bedes du kontakte os via kontaktoplysningerne i afsnit 9.

3. Brugerrettigheder

Brugere har ret til at anmode om oplysninger om de personlige data, der behandles af os, ved at underrette os skriftligt ved hjælp af kontaktoplysningerne i afsnit 9 nedenfor. Brugere har ret til en (1) kopi af de behandlede personlige data, der tilhører dem, uden beregning. For yderligere kopier har den dataansvarlige ret til at opkræve et rimeligt gebyr baseret på de administrative omkostninger ved en sådan anmodning.

Brugere har om nødvendigt ret til at rette unøjagtige personoplysninger om den pågældende bruger ved at anmode om en sådan rettelse skriftligt ved hjælp af kontaktoplysningerne i afsnit 9 nedenfor.

Brugeren har ret til at anmode om sletning eller begrænsning af behandling, og retten til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse under visse omstændigheder.

Brugeren har ret til at tilbagekalde ethvert samtykke til behandling, som brugeren har givet til den dataansvarlige. Udøvelse af denne ret kan dog betyde, at brugeren ikke kan ansøge om et bestemt job eller på anden måde bruge tjenesten.

Under visse omstændigheder har brugere ret til at overføre deres personlige data (dataportabilitet), hvilket betyder retten til at få deres personlige data og overføre dem til en anden controller, så længe dette ikke påvirker andres rettigheder og friheder negativt.

Brugeren har ret til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden vedrørende behandlingen af hans/hendes personlige data, hvis brugeren mener, at behandlingen af hans/hendes personlige data overtræder gældende persondatalovgivning.

4. Sikkerhed

Vi prioriterer privatlivets fred og arbejder derfor aktivt for at sikre, at brugernes personlige data behandles med den største omhu. Vi tager de skridt, der med rimelighed er nødvendige for at sikre, at brugernes personlige data behandles sikkert og i overensstemmelse med denne fortrolighedspolitik og GDPR.

Overførsel af information via internettet og mobilnetværk kan dog aldrig være helt risikofri, så al overførsel sker på eget ansvar. Det er vigtigt, at brugerne også tager ansvar for at sikre, at deres data er beskyttet. Det er brugerens ansvar at sikre, at hans/hendes loginoplysninger holdes fortrolige.

5. Overførsel af personlige data til tredjeparter

Vi vil ikke sælge eller overføre brugernes personlige data til tredjeparter.

Vi kan dog overføre personoplysninger til;

• vores leverandører og underleverandører, i deres rolle som databehandlere og underdatabehandlere, i henhold til vores instruktioner, til levering af tjenesten;
• myndigheder eller juridiske rådgivere i tilfælde af mistanke om kriminalitet eller upassende adfærd; og
• myndigheder, juridiske rådgivere eller andre organisationer, hvis vi er forpligtet til at gøre det ved lov eller ved beslutning fra myndigheden.

Vi overfører kun brugernes personlige data til betroede tredjeparter. Vi udvælger omhyggeligt partnere for at sikre, at brugerens personlige data behandles i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Vi samarbejder med følgende kategorier af databehandlere: Teamtailor, som leverer tjenesten, server- og hostingfirmaer, e-mail-leveringsfirmaer, videobehandlingsfirmaer, informationsindhentningsfirmaer, analytiske servicefirmaer og andre virksomheder, der er relateret til levering af tjenesten.

6. Aggregerede data (ikke-identificerbare personlige data)

Vi kan dele aggregerede oplysninger med tredjeparter. I et sådant tilfælde er de aggregerede oplysninger sammensat af oplysninger indsamlet via tjenesten og kan f.eks. bestå af internettrafikstatistikker eller den geografiske placering af brugen af tjenesten. Aggregerede oplysninger indeholder ikke oplysninger, der kan henføres til en bestemt person, og udgør derfor ikke personoplysninger.

7. Cookies

Når brugerne anvender tjenesten, gemmes oplysninger om deres brug via cookies. Cookies er passive tekstfiler, der gemmes af browseren på brugerens enhed, f.eks. en computer, mobiltelefon eller tablet, når der oprettes forbindelse til tjenesten. Vi bruger cookies til at lette brugerens brug af tjenesten og til at indsamle oplysninger som f.eks. statistik om brugerens brug af tjenesten. Dette gøres for at sikre, vedligeholde og forbedre tjenesten. De oplysninger, der indhentes fra cookies, kan også udgøre personoplysninger, og i så fald er behandlingen underlagt vores cookiepolitik.

Brugere kan til enhver tid afvise brugen af cookies ved at ændre indstillingerne på deres enhed. Men hvis det sker, kan brugerens oplevelse af tjenesten blive forringet, f.eks. ved at visse funktioner i tjenesten ikke længere er tilgængelige.

8. Ændringer

Vi har ret til at foretage ændringer eller tilføjelser til privatlivspolitikken til enhver tid. Den seneste version af privatlivspolitikken vil altid være tilgængelig via tjenesten. En ny version anses for at være kommunikeret til brugerne, når brugeren enten har modtaget en e-mail, der informerer brugeren om den nye version (ved hjælp af den e-mailadresse, der er angivet af brugeren, når han bruger tjenesten), eller når brugeren på anden måde er informeret om den nye privatlivspolitik.

9. Kontakt os

For spørgsmål, yderligere oplysninger om vores håndtering af personoplysninger eller for at kontakte os om andre forhold, bedes du bruge følgende kontaktoplysninger; Omnistaff charlotta@omnistaff.se